Diese Checkliste hilft bei der Vorbereitung einer Anfrage für Messe- und Kongressfahrten. Sie kündigt weder einen offiziellen Messeshuttle an noch bestätigt sie eine Fahrzeugzuteilung.
Veranstaltung, Eingang und aktuelle Hinweise prüfen
Die offiziellen Anreiseinformationen der Messe München verweisen auf die Angaben zu Eingängen und Parkflächen der jeweiligen Veranstaltung. Dabei werden Busparkplätze und Haltebereiche für Shuttles unterschieden. Prüfen Sie die aktuellen Hinweise zum konkreten Termin.
Notieren Sie Veranstaltungsname, Fahrtage, benötigten Eingang und die Art der Gruppe, beispielsweise Besucher, Aussteller oder Team. Relevante Hinweise sollten der Transportanfrage beigefügt werden.
Quelle: Messe München: Anreiseinformationen. Für diesen Entwurf am 21. Oktober 2026 geprüft; vor der Veranstaltung erneut kontrollieren.
Privatfahrt und Linienangebot auseinanderhalten
Ein Ticket für einen regulären Flughafen-Messe-Shuttle ist etwas anderes als ein Fahrzeug, das für die eigene Gruppe angefragt wird. Die Veranstaltungsinformationen helfen bei der Orientierung über öffentliche Angebote. Für mehrere Hotelstopps oder ein eigenes Tagesprogramm muss der private Transportbedarf gesondert beschrieben werden.
Schicken Sie die Gruppe nicht ohne Abstimmung zu einer öffentlichen Shuttlehaltestelle. Maßgeblich sind die bestätigten Einstiegsinformationen für die tatsächlich vereinbarte Leistung.
Personen je Fahrt erfassen
Legen Sie für jede Fahrt eine Zeile an. Zählen Sie auch benötigte Plätze für Reiseleitung und Begleitpersonen. Teilgruppen mit unterschiedlichen Flügen oder Abfahrbereitschaftszeiten bleiben getrennt erkennbar.
| Fahrt | Start | Ziel | Zeitangabe | Angaben zur Gruppe |
|---|---|---|---|---|
| Ankunft Gruppe A | Vereinbarter Abholort am Flughafen | Vollständige Hoteladresse | Flugdaten und gewünschtes Abfahrfenster | Personen und Gepäck der Teilgruppe |
| Hotelabfahrt morgens | Vollständige Hoteladresse | Noch abzustimmender Messeeingang | Benötigte Ankunftszeit | Personen dieser Abfahrt |
| Rückfahrt abends | Bestätigter Einstiegspunkt | Hotel oder Abendveranstaltung | Gewünschtes Zeitfenster | Rückreisende und Zwischenhalte |
Die Tabelle ist eine Planungsvorlage. Sie enthält keine bestätigten Fahrzeiten oder Zufahrtsgenehmigungen und beschreibt keinen echten Kundenauftrag.
Von der benötigten Ankunft zurückplanen
Halten Sie zunächst fest, wann die Gruppe am Eingang sein muss. Zusätzlich müssen Weg zum Treffpunkt, Einsteigen, gegebenenfalls Gepäckverladung und Aussteigen berücksichtigt werden.
Eine allgemeine Fahrzeit aus einem Routenplaner sollte nicht als zugesicherter Busfahrplan verteilt werden. Route, Einstiegsort und Ablauf müssen abgestimmt sein, bevor Teilnehmende verbindliche Informationen erhalten. Die letzte Rückfahrt verdient ebenso viel Klarheit wie die erste Abholung.
Gepäck und Einstieg berücksichtigen
Zwischen Hotel und Messe reist eine Gruppe möglicherweise ohne große Koffer. Bei der Ankunft am Flughafen kann dieselbe Personenzahl deutlich mehr Platz benötigen.
Nennen Sie Gepäckmengen und Maße größerer Gegenstände. Lassen Sie nutzbare Fahrgastplätze und benötigte Einstiegsmöglichkeiten bestätigen. Mehr dazu im Vergleich von Reisebus und Kleinbus.
Änderungen in einem Dokument führen
Benennen Sie eine Person, die den Fahrtenplan aktuell hält. Kennzeichnen Sie Datum und Änderungen an Adressen, Personen oder Zeitfenstern. Verlässt eine Teilgruppe die Veranstaltung früher, wird ihre konkrete Fahrt geändert und nicht nur die Gesamtzahl angepasst.
Prüfen Sie vor Annahme des Angebots die enthaltenen Fahrten, Kategorien, Einsatz- und Wartezeiten sowie Bedingungen für weitere Leistungen. Ein an anderer Stelle wartendes Fahrzeug steht nicht automatisch für eine zusätzliche Fahrt am Eingang bereit.
Die Anfrage zusammenstellen
Senden Sie Fahrtenliste, Veranstaltungshinweise, gegebenenfalls Flüge, Gepäck und die Kontaktperson. Markieren Sie feste Termine und flexible Zeitfenster.
Für örtliche Programme helfen die Hinweise zu Busfahrten in München. Mehrere Hotel- und Veranstaltungsbewegungen gehören in einen Event-Shuttle-Plan. Für den Flughafen gibt es die Gruppentransfer-Seite.
Eventfahrten anfragen — Formular auf Englisch. Eine Anfrage bestätigt noch kein Fahrzeug oder eine Buchung.
