Ein Fahrtenplan macht diese Anforderungen vor der Fahrzeugzuteilung und Preisvereinbarung sichtbar. Er beschreibt den Bedarf und ist noch kein bestätigter Einsatzfahrplan.
Jede Fahrt erhält eine eigene Zeile
Vergeben Sie eine eindeutige Kennung, beispielsweise F01. Ergänzen Sie Start, Ziel, Personenzahl und den entscheidenden Zeitpunkt. Eine Flughafenankunft und die Hotelabfahrt am nächsten Morgen bleiben zwei Fahrten, auch wenn dieselben Personen mitfahren.
Unterscheiden Sie benötigte Ankunft und gewünschte Abfahrt. Beginnt der Kongress zu einem festen Zeitpunkt, wird zunächst diese Ankunftsvorgabe eingetragen. Die passende Abfahrt muss anhand der konkreten Strecke, des Einstiegs und der Zufahrt abgestimmt werden. Eine geschätzte Fahrzeit sollte nicht nur eingetragen werden, damit die Tabelle vollständig aussieht.
Beispiel mit 48 Teilnehmenden
Das folgende redaktionelle Beispiel ist kein Silverhound-Kundenauftrag. Es bestätigt nicht, dass ein Fahrzeug alle Fahrten ausführen kann. Angenommen werden jeweils 24 Personen in zwei Hotels sowie die Rückfahrt aller 48 Personen nach der Veranstaltung.
| Kennung | Fahrt | Personen | Benötigte Zeitangabe | Weitere Angaben |
|---|---|---|---|---|
| F01 | Hotel A zum Kongresseingang | 24 | Ankunft vor der Eröffnung | Hoteladresse, Einstieg und Kontakt |
| F02 | Hotel B zum selben Eingang | 24 | Gleiche Ankunftsvorgabe wie F01 | Eigene Adresse und Kontakt am Hotel |
| F03 | Kongress zurück zu Hotel A | 24 | Gewünschte Abfahrt nach Programmende | Bestätigter Einstiegspunkt |
| F04 | Kongress zurück zu Hotel B | 24 | Gewünschte Abfahrt nach Programmende | Gemeinsame oder getrennte Rückfahrt abstimmen |
Es reisen 48 Menschen. Zusammen ergeben die vier Zeilen 96 Personenfahrten, da jede Person hin- und zurückfährt. Daraus folgen weder 96 gleichzeitig benötigte Sitzplätze noch die Eignung eines einzigen Busses für beide morgendlichen Abholungen.
Gleichzeitigkeit vor der Fahrzeugwahl prüfen
Haben F01 und F02 dieselbe Ankunftsvorgabe, entscheiden Adressen und praktikabler Ablauf darüber, ob eine kombinierte Fahrt infrage kommt. Getrennte Fahrzeuge, gemeinsame Abholung oder angepasste Abfahrten müssen anhand der Strecke geprüft werden.
Der Plan bleibt bis zur Abstimmung eine Anforderungsliste. Eine Rechnung „Personen geteilt durch Sitzplätze“ kann theoretische Ladungen zählen, aber weder Verfügbarkeit noch geeignete Halteorte oder einen durchführbaren Fahrplan bestätigen.
Ankünfte und Gepäck getrennt ergänzen
Kommen die Gäste am Vortag mit dem Flugzeug an, erhalten diese Transfers eigene Zeilen mit Flugdaten und Gepäck. Ein Hotelshuttle ohne große Koffer hat andere Anforderungen als eine Flughafenfahrt mit dem vollständigen Reisegepäck.
Für München helfen die Hinweise zum Gruppentransfer am Flughafen. Bei einer Messeveranstaltung ergänzen Sie die örtliche Planungscheckliste.
Zuständigkeit für Änderungen festlegen
Eine benannte Person führt die aktuelle Version. Jede Änderung nennt betroffene Fahrt, neue Personenzahl, geänderte Zeit oder Adresse und die Freigabe. Halten Sie fest, auf welche Version sich das Angebot bezieht.
Prüfen Sie vor Bestätigung Einsatzzeiten, Wartezeiten, Zwischenstopps und die Bedingungen für Anpassungen. Klären Sie den Kontakt am Fahrtag, statt Betreuung vor Ort automatisch vorauszusetzen.
Erst abstimmen, dann Fahrgastinformationen verteilen
Offene Punkte können in der Anfrage als Fragen markiert werden. Informationen an die Teilnehmenden sollten später die vereinbarten Einstiegsorte, Zeiten und Kontakte enthalten. Eine vorläufige Tabelle als endgültiger Fahrplan kann widersprüchliche Erwartungen auslösen.
Mehr zu Event-Shuttles in Deutschland. Transportanfrage senden — Formular auf Englisch. Das Formular bestätigt weder Fahrzeuge noch eine Buchung.
